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Guía Paso a paso para realizar un rol de pagos
En Ecuador, el rol de pagos o nómina, es el registro de los salarios que las empresas deben pagar a sus empleados. Además, son las bonificaciones y deducciones que se pagan en un momento dado.
El término, asimismo, implica la cantidad total de dinero que la empresa debe pagar a los trabajadores. Ya sea por el salario o por las distintas prestaciones, como en otros países del mundo.
En el rol de pagos se consideran dos secciones,
- una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc.
- y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por la compañía, anticipos, etc.
La función de los pagos suele ser administrada y gestionada por el área de contabilidad de la empresa. Pero, en el caso de las empresas pequeñas o de reciente creación, la gestiona el propietario. Cabe señalar que este registro está sujeto a cambios. Dado que se establece para un determinado periodo de tiempo, ya que puede haber cambios en los salarios, las horas extras, las bonificaciones e incluso los pagos por descanso médico.
Hay diferentes modelos de rol de pagos, no hay un formato definido, pero se requiere que contenga una información básica, en concreto la siguiente:
- Nombres Completos del Empleado
- Días Trabajados
- Descuentos (Por ejemplo, IESS)
- Sueldo a Recibir
- Firmas (Empleado y Empleador)
Vamos a verlo en vídeo como se hace:
¿Qué información debe tener un rol de pagos?
Todo rol de pagos debe tener los siguientes datos:
- Datos de los empleados: principalmente debe incluir su información personal, como el nombre completo, la dirección, el número de teléfono y el número de la seguridad social. Además, necesita las deducciones de la declaración de la renta de cada empleado.
- Total de horas trabajadas: llevar un control de las horas que trabajan sus empleados le facilita el cálculo de la cantidad correcta que debe pagarles. Sobre todo si su empresa tiene empleados por horas.
- Tiempo libre: en este apartado debe controlar e incluir el tiempo libre de sus empleados. Es decir, llevar un control de los periodos de vacaciones, de las bajas por enfermedad, de los permisos de trabajo e incluso de los días festivos. Además, en el caso de las bajas médicas, debe comprobar si existe una política que determine el número de días de ausencia permitidos.
- Sueldo o salario total: según este apartado, se trata básicamente de mencionar y determinar la cantidad que la empresa pagará al trabajador. Por lo general, la nómina debe indicar el salario anual que reciben los puestos de trabajo; así se divide por el número de pagos realizados anualmente.
- En el caso de las empresas que contratan personal por horas, deben establecer la tarifa por hora trabajada. Con esta información, es posible determinar cuál es su salario anual. Para ello, hay que sumar todas las horas trabajadas.
- Pago de horas extras: Este apartado es para los trabajadores asalariados y por horas. Cada uno de ellos debe ser remunerado por las horas extraordinarias que realice. En otras palabras, es el dinero que reciben por trabajar más horas de las previstas.
- Beneficios adicionales al salario: la empresa debe proporcionar, además del salario, beneficios adicionales como seguro médico, asistencia educativa y derechos de pensión.
- Otros pagos: En esta sección puede incluir los pagos que reciben los empleados por comisiones de ventas, propinas o cancelaciones extra.
- Deducciones: no siempre existen, pero debes añadirlas a tu nómina, ya que un empleado puede solicitar que se le descuente dinero de su sueldo por cualquier motivo.
- Impuestos sobre la nómina: aquí hay que tener en cuenta el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el desempleo, la seguridad social, etc. No obstante, hay que tener en cuenta que esto depende de cada trabajador en función de las retenciones que tenga.
- Embargo: se trata básicamente de la decisión tomada por un tribunal. Esta frase se utiliza para que el trabajador cancele sus deudas. Las deudas que pueden ser objeto de embargo son los impuestos impagados, los préstamos bancarios e incluso la manutención de los hijos.
- Salario total neto y bruto: es obligatorio que la nómina refleje el salario neto y bruto percibido por el trabajador. En este sentido, debes entender que el salario bruto se refiere a la cantidad total que se le otorga al trabajador. El salario neto es la cantidad final que recibe la persona, una vez realizadas todas las deducciones. Así, el bruto es necesario para el impuesto sobre la renta y el neto es la información que interesa a los bancos y a otros.
Rol de pago individual
Es la que recibe cada empleado de forma individual.
Este rol debe imprimirse por duplicado, una copia corresponde al trabajador y la otra debe conservarse en los archivos de la empresa debidamente firmada como prueba del pago realizado para hacer frente a cualquier reclamación o demanda posterior.
¿Cómo se registra un rol de pagos?
La forma de diseñar o registrar un rol de pagos es una decisión importante. Existen varios tipos:
- Cálculo manual. Esta metodología es mucho más favorable para las empresas que tienen menos empleados. Porque el diseño no requerirá tantos elementos como una gran empresa. Por otro lado, las empresas con muchos empleados necesitan establecer un sistema para mantener sus registros.De este modo, el cálculo de los salarios y las retenciones se realiza manualmente. Sin embargo, es un método arriesgado porque el diseño de la nómina es complicado y pueden producirse errores. Por este motivo, le recomendamos que compruebe cada importe antes de pagar a su empleado. Es una forma fácil, barata y rápida de hacerlo, pero tiene sus riesgos.
- Sistema automatizado. Se trata esencialmente de la utilización de programas informáticos que integran los sistemas de recursos humanos y de contabilidad. El uso de esta herramienta es sencillo, sólo hay que añadir la información que el sistema requiere. En este sentido, el software necesita los datos de los empleados, los salarios, las horas trabajadas, las tasas de pago y las deducciones. Una vez que proporcione esta información, el programa informático calculará los importes a pagar. También ofrece la posibilidad de realizar pagos por cheque, transferencia bancaria y tarjeta de pago. Así que puedes ver que este es un proceso mucho más sencillo, seguro y rápido.
- Servicio de rol de pago externo. En cuanto a este método, las modalidades son totalmente diferentes. Porque implica contratar a un tercero para que diseñe el papel de pago. Este tercero se encargará del diseño a cambio de una tarifa que acordéis y que sea favorable para ambos. En este caso, todo lo que tiene que hacer es proporcionar toda la información a esta persona y ella le entregará el rollo de pago completo.